Descansos cortos pueden combatir el estrés y la fatiga ante el exceso de reuniones

El laboratorio Human Factors de Microsoft buscaba encontrar una solución para la fatiga por reuniones y descubrió que los descansos y la meditación entre llamadas puede ayudar a combatirla.

De acuerdo con el Índice de Tendencias Laborales elaborado por la compañía, en Argentina, el 38% de los teletrabajadores se siente agotado. El 51% experimentó una disminución de las interacciones con sus compañeros de trabajo. El 43% es probable que se mude a una nueva ubicación porque puede trabajar de forma remota.

Además, el 25% conoció a las mascotas y a los familiares de sus compañeros de trabajo de manera virtual este año

La pandemia transformó las rutinas y estilos de trabajo de millones de personas en todo el mundo. Muchos procesos de transformación digital se aceleraron y la frontera tecnológica avanzó hacia un uso intensivo de plataformas digitales. En línea con esto, de acuerdo con el primer Informe de Tendencias Laborales anual elaborado por Microsoft, la alta productividad enmascara una fuerza laboral agotada: en Argentina, el 35% de los trabajadores reconoció sentirse con exceso de trabajo, 38% sentirse agotado y 30% siente que a su empresa no le importa el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Con esto en mente, Microsoft realizó un estudio sobre ondas cerebrales, publicado el día de hoy, que confirma que gran parte de esa sobrecarga digital se debe a reuniones consecutivas sin descansos. Tener un calendario plagado de reuniones y realizarlas una pegada a la otra genera altos niveles de estrés y, en consecuencia, afecta la capacidad de concentración y participación de las personas. Ante este escenario, la investigación presenta un antídoto sencillo: descansos cortos para recargar energías o simplemente hacer una transición más amena de una reunión a otra. A continuación, los principales resultados de este reciente estudio:

1.     Los descansos entre las reuniones permiten al cerebro “restablecerse”, lo que reduce estrés en un día de muchas reuniones. Como se observó en estudios anteriores, en dos horas de reuniones consecutivas la actividad promedio de las ondas beta (relacionadas con el estrés) aumenta. Sin embargo, cuando a los participantes del estudio se les dio la oportunidad de meditar durante los descansos, la actividad beta disminuyó, lo que generó un “restablecimiento” que permitió que los participantes comenzaran la próxima reunión más relajados. También hizo que el nivel promedio de ondas beta se mantuviera estable a lo largo de las cuatro reuniones, sin acumulación de estrés incluso mientras las cuatro reuniones continuaban. El antídoto contra la fatiga por reuniones es sencillo: tomar descansos cortos.  

2.     Las reuniones consecutivas pueden reducir la capacidad de concentración y participación. Cuando los participantes tomaron descansos con meditación, los patrones de ondas cerebrales mostraron niveles positivos de asimetría alfa frontal, lo que se relaciona con una mayor participación durante la reunión. Sin descansos, los niveles fueron negativos, lo que sugiere que los participantes estaban retraídos y participaban menos durante la reunión. Esto demuestra que cuando el cerebro experimenta estrés, es más difícil mantenerse concentrado y participativo. En resumen, los descansos no solo mejoran nuestro bienestar, sino también nuestra capacidad de hacer un buen trabajo.

3.     Las transiciones entre reuniones consecutivas aumentan el estrés. Respecto a los participantes que no tuvieron descansos, los investigadores también observaron que el periodo de transición entre las llamadas ocasionaba que la actividad beta, o los niveles de estrés, se elevaran. Eso puede deberse a que se acerca el final de la reunión, pero los participantes saben que tienen otra inmediatamente después, en la cual deberán hablar sobre algo diferente y utilizar el cerebro para concentrarte en otra cosa. En esos participantes, la actividad de las ondas beta se volvieron a disparar cuando inició la nueva reunión. En contraste, cuando las personas toman descansos con meditación, el aumento de la actividad beta disminuyó entre cada reunión, y el aumento al inicio de la siguiente reunión fue mucho más lento y gradual. Es decir, los descansos, aún los cortos, son importantes para que la transición de una reunión a otra sea menos estresante.

Resultados del Índice de Tendencias Laborales en Argentina

El trabajo híbrido es el futuro del trabajo (y llegó para quedarse). Las personas quieren mayor flexibilidad y un modelo de trabajo mixto que les otorgue libertad para trabajar cuándo y dónde les resulte más cómodo. En Argentina, el 82% de los trabajadores prefiere que se mantengan las opciones de trabajo remoto flexible, mientras que el 76% quiere pasar más tiempo en persona con su equipo después de la pandemia. De aquí, se desprende también, que el 56% de los líderes de negocio planee rediseñar el espacio de oficina para el trabajo híbrido.

Otros hallazgos del informe en Argentina muestran lo siguiente:

·        La Generación Z está en riesgo y necesitará ser estimulada: 

o   El 57% de la Generación Z dice que está luchando/sobreviviendo en este momento (frente al 60% de la Generación Z global).

·        La reducción de las redes pone en peligro a la innovación:

o   El 51% experimentó una disminución de las interacciones con sus compañeros de trabajo.

o   El 25% conoció a las mascotas y a los familiares de sus compañeros de trabajo de manera virtual este año.

o   El 20% lloró con un compañero de trabajo este año.

o   El 41% declaró que es menos probable que se sienta avergonzado cuando su vida familiar aparece en el trabajo, en comparación con el año pasado.

·        El talento está en todas partes en un mundo híbrido:

o   Es probable que 43% se mude a una nueva ubicación durante el próximo año porque puede trabajar de forma remota.

o   33% de los trabajadores dice que es probable que considere dejar a su empleador este año.

o   El 42% de la Generación Z dice que es probable que considere dejar a su empleador este año.

El trabajo híbrido puede ofrecer un futuro de mayor autonomía para los trabajadores. Sin embargo, es necesario comenzar a pensar en los nuevos desafíos que esto puede traer y ajustar lo necesario para ofrecer un entorno saludable y productivo. Conforme se avance hacia nuevos estilos de trabajo, el establecer cosas como descansos entre reuniones ayudará a reducir la sobrecarga digital y, a su vez, creará mejores resultados y un entorno de trabajo más saludable para la gente y las organizaciones en los próximos años.

[El informe global puede encontrarse acá]

Nuevas funciones para habilitar el descanso entre reuniones en Outlook y Teams

A partir de estos resultados, Microsoft anunció que incorporará nuevas funciones en Outlook: a partir de hoy, aquellos que cuenten con Outlook empresarial podrán establecer valores predeterminados, aplicables a toda su organización, con los que podrán acortar cinco, diez o quince minutos de las reuniones en Microsoft Teams para tomar descansos entre las conversaciones. Además, si la función está activada a nivel de empresa, las personas pueden cambiar o personalizar fácilmente la configuración en cualquier momento, para una reunión individual o para todas sus reuniones. Para ayudar a comunicar el cambio, los empleados también verán una notificación cuando programen reuniones, informándoles del cambio en toda la organización.  

“En el mundo actual del trabajo híbrido y remoto, no basta con solo incentivar el autocuidado. Necesitamos innovar y aprovechar la tecnología para ayudar a los empleados a incorporar los descansos que son tan necesarios en sus rutinas cotidianas”, sostuvo Kathleen Hogan, directora global de Recursos Humanos en Microsoft.

Metodología del estudio 

El estudio se condujo del 8 al 18 marzo de 2021 en el laboratorio Human Factors de Microsoft entre 14 personas que participaron en videollamadas llevando puesto equipo de electroencefalograma (EEG) para monitorear la actividad eléctrica en su cerebro. Los participantes consistieron en empleados de Microsoft y de otras empresas que son trabajadores de la información en Estados Unidos y que por lo general trabajan a distancia. Los voluntarios participaron en dos bloques de sesiones de reuniones. En la primera sesión, la mitad de los participantes asistieron a una serie de cuatro reuniones consecutivas de media hora (dos horas continuas), cada una dedicada a una tarea distinta (por ejemplo, diseñar la distribución de una oficina o elaborar un plan de mercadotecnia). Para la otra mitad, las cuatro reuniones de media hora se intercalaron con descansos de 10 minutos, durante los cuales los participaron meditaron con la aplicación de Headspace. La semana siguiente los grupos se intercambiaron: los que habían asistido a reuniones consecutivas tuvieron descansos, y viceversa. Entre tres y cuatro voluntarios adicionales sin equipo de EEG participaron en cada reunión de 30 minutos para crear una variable de asistentes que colaboraron en las tareas asignadas.